四川省医疗卫生与健康促进会

中标入围供应商承接学术活动比选办法

（试行）

第一条  为进一步规范入围供应商承接学术活动的比选程序，做到公开、公平、公正，加强廉政风险防控，提高工作效率，特制定本办法。

    第二条  本办法适用范围限定为四川省医疗卫生与健康促进会（以下简称“学会”）经过招标入围的服务供应商（以下简称“供应商”）。

    第三条  各学术组织选择入围供应商，原则上需实行随机抽取形式，由具体承办会议的专家或专家委托人到学会秘书处进行抽取；确因会议需要指定选择供应商的，由学术组织常委会、组长副组长会议或会议筹备组集体决议，并单独作出说明，由学术组织负责人或会议负责人签字确认，报学会秘书处审批后执行。

第四条 会前筹备及报价

（一）学术会议举办前由学术部与承办专业学术组织共同拟定学术会议项目需求清单,项目需求清单为综合类服务大项，包括交通、印刷、搭建、设备、宣传视频制作、会议网络系统、会议直播系统、公杂等核心项目；无承办专业学术组织的由学术部和会议筹备组专家共同拟定学术会议项目需求清单。

（二）学术会议项目需求清单经学术部分管领导审批签字后，由秘书处办公室将审批通过的项目需求清单发给供应商并要求报价。

（三）如报价过高，导致学术组织/会议筹备组无法接受，则需启动比选程序，进行比选。

    1.供应商在规定时间内将密封的报价交至学会综合事务部，由筹备组专家和学会秘书处指定人员共同拆封并在报价原件上签字确认后移交学会秘书处。

    2.比选人员由学术部、综合事务部两人及筹备组专家组成，进行集体比选，符合性能、服务要求的，原则上优先考虑低价入选。

    3.学术部会议负责人以签报形式（需参与比选人员签字）将比选结果报学术组织负责人及学会秘书长审定。

    （四）根据抽取/审定结果，学术部按照财务报销制度和合同管理办法规定与入选供应商签订服务合同。

    （五）学术会议供应商服务项目决算费用以实际支出为准，如有超支则决算费用原则上不得超过入选供应商比选报价费用的30%。

    第五条  入选供应商报价原件及比选结果由秘书处办公室按规定进行编号，归档保存5年。

    第六条  入选供应商提供的服务项目应满足相应质量要求（见附件1）。

    第七条  由承办学术会议的专业学术组织对入选供应商进行考核；无承办专业学术组织的由学术部进行考核。

    第八条  考核方式为专业学术组织或学术会务部填写入选供应商综合服务满意度考核表（见附件2）。

    第九条  1次考核结果不合格的入选供应商，取消本年度3次承接学术会议项目的资格；2次考核结果不合格的入选供应商，清理出供应商库。

    第十条  学会其他业务部室进行学术活动，参照本办法执行。

    第十一条  本办法最终解释权为四川省医疗卫生与健康促进会。

第十二条  本办法自发布之日起实施，适时修订。

附件1

入选供应商提供服务项目质量要求

一、美工设计

1.收到学会需求后，及时了解清楚专委会的需求（主题、颜色、元素）。

2.设计首先要符合学会的规定，在满足专委会需求的同时，要有美感，要有创意。

3.在一周内完成至少2个主题方案供专委会选择。

4.专委会或会议筹备组提出异议后，及时完成画面修改方案。

二、资料制作

1.收到学会需求后，及时了解清楚专委会的需求（排版要求、具体内容、印刷数量及质量）。

2.根据需求，提供合理的时间安排（资料收集截止时间、制作周期、交付时间）。

3.排版后需反复校对，交给学会审稿后发给专委会审核。

4. 在规定的时间内完成各项工作。

三、会场布置搭建

1.根据初步人数和搭建布置方案预留场地，提前勘查场地，并根据会场面积及层高合理建议摆位和搭建方案。

2.确认酒店会场的摆位方式、容纳人数和会议需求是否匹配，对摆位提出合理建议和设计。

3.确认酒店能免费提供的基本音响及灯光设备，如不能满足会议需求，则提供该类设备的报价，并加以详细说明。

4. 根据会议需求准备好相关音响、视频、灯光设备和酒店沟通好入场搭建时间。如有展位搭建、特装搭建等需求，

在实地勘场时做好展位分布方案，及时提交学会更改以及

安排各展位。

5.按照专委会的要求，于规定入场时间搭建好签到处、各类背景板、指示展架、日程展架、展位、特装等会场外搭建。

四、设备租赁

1.在规定入场时间内（一般为会议开始前一天）搭好会场内设备并通电检查测试，确保设备正常运行；检查酒店摆位； 通知专家测试设备和彩排的时间并加以配合，确保会前各项测试通过。

2.会议期间全程提供专人对设备给予技术支持。

五、接送服务

1.提前获取学会提供的参会人员名单，分割为接机表和送机表，对参会人员的交通方式，到达/返程时间，到达/返程航班车次等进行分类，合理安排对应车辆。

2.如有机场/车站接待需求，做好现场接待方案，指定负责人安排现场工作人员接待和安排车辆接送。根据会议客户要求，制作接机牌，统一接机人员着装，欢迎花束等。

3.提供专业的接待车队。司机的仪表、态度、用语，车辆的车龄、整洁程度、统一性都需要满足会议需求。

4. VIP 需提供专人，专车跟进接待安排，务求每位 VIP 都有很好的接待方案。

六、现场执行服务

1.提前分配会议车、餐、房等各板块的岗位职责和要求。为每个板块指定负责人，并配以足量工作人员。

2.对整个会议流程，会议需求做好完整的会议细节执行方案。各板块应严格按照方案执行流程。

3.板块负责人需具备对突发状况的应对能力和解决问题的能力。

4.会场工作人员的用语、礼仪、着装等都需满足学会要求。

5.会议过程中保持和学会的沟通。如遇费用增加、专家特殊需求、任何变更等情况，都需要及时向学会相关负责人汇报，并以学会方的立场提出合理建议。变动情况要以学会负责人的安排为准。